Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcisiningenel kurullara katılması bakımından şirketler ikiye ayrılmıştır. Gümrük ve Ticaret Bakanlığının izni ile kurulacak olan (Yeni TTK Md. 333) şirketlerde Gümrük ve Ticaret Bakanlığı temsilcisi bulunması şarttır. Diğer şirketlerde ise, hangi durumda temsilci bulunacağı Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca çıkarılan 28 Kasım 2012 tarih ve 28481 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan yönetmelikle düzenleme yapılmıştır.

 

Buna göre,

 

- Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Gümrük ve Ticaret Bakanlığı temsilcisinin bulunması zorunludur:

 

a) Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında,

 

Diğer şirketlerde ise gündeminde;

 

Sermayenin arttırılması veya azaltılması,

 

Kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması,

 

Faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği

 

Birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında.

 

b) Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında.

 

c) Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında.

 

ç) Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında.

 

- Yukarıda sayılanların dışındaki genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir. Ancak genel kurulu toplantıya çağıranların talep etmeleri ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilir.

 

- Bakanlık temsilcisi bulunması zorunlu olmayan toplantılar için, çağrı yapanlar dışındakilerin Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine ilişkin görevlendirme makamına doğrudan yapacakları başvurular dikkate alınmaz. Ancak sermayenin en az onda birini oluşturan pay sahipleri tarafından gerekçeleri de bildirilmek suretiyle Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine dair talep, görevlendirme makamının değerlendirilmesine sunulmak üzere şirkete yapılır. Toplantıya çağıranlar tarafından bu talebin görevlendirme makamına iletilmesi zorunludur.

 

Yukarıda yer alan Bakanlık temsilcisi bulunması gereken durumlarda, Bakanlık temsilcisinin yokluğunda alınan kararlar geçerli olmayacaktır. Ayrıca, şirket genel kurullarında Bakanlık temsilcisi olarak görevlendirilenler, görevlendiren makam tarafından ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirilecektir.

 

Bakanlık temsilcisinin ücreti kim tarafından ve nasıl karşılanacaktır?

 

Şirketlerin yurt içinde yapılacak genel kurul toplantılarında görevlendirilen Bakanlık temsilcilerinin ücretleri, her yıl Bütçe Kanununun (H) cetvelinin (I-B) bendi ile tespit edilen Devlet memurlarına ödenen en yüksek yurtiçi gündelik tutarının üç katı; hafta tatili günleri için dört katı net olarak ödenir. Bütçe Kanununun (H) cetvelinin (I-B)'sinde 2012 yılı için belirlenen tutar en yüksek 36,50.-TL ve en düşük 27.-TL'dir. Bu rakamlar ek gösterge ve kadro derecesine göre değişmektedir. Dolayısıyla, 2012 yılı için hafta içinde bu tutar en yüksek 109,50.-TL, en düşük 81.-TL ve hafta sonlarında ise, en yüksek 146.-TL ve en düşük 108.-TL olacaktır. 2013 yılı için bu tutarların değişeceği tabidir.

 

Yurt dışında yapılacak genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcilerinin, kendi aylık/kadro dereceleri için 10/2/1954 tarihli ve 6245 sayılı Harcırah Kanununun 34'üncü maddesi uyarınca Bakanlar Kurulunca tespit edilen gündelikleri ilgili şirket tarafından karşılanır. Bu amaçla yapılacak görevlendirmeler beş günü aşamaz.

 

Yukarıdaki durumlarda ödenecek ücret ile ilgili tahakkuk edecek vergiler süresi içerisinde şirket tarafından ilgili vergi dairesine yatırılacaktır.

 

Bakanlık temsilcisi ücretleri, Genel Müdürlük/il müdürlükleri adına bankalarda açılacak hesaplara yatırılır.

 

Yurt dışında yapılacak genel kurul toplantılarına görevlendirilen Bakanlık temsilcisinin yol giderleri ilgili şirket tarafından karşılanır. Yurt içinde yapılan toplantılarda ise toplantı mahalline gidiş ve dönüş şirket tarafından temin edilecek araçla sağlanır. Bunun mümkün olamaması halinde yol giderleri belgelendirilmek kaydıyla şirket tarafından karşılanır. Kendi aracıyla gidilmesi veya gider belgesinin ibraz edilmemesi halinde şirketçe hiçbir ödeme yapılmaz. Şirketler tarafından yatırılan paraların Bakanlık temsilcilerine ödenmesine ilişkin esaslar Genel Müdürlükçe belirlenerek il müdürlüklerine yazılı olarak duyurulur.

 

Bu yönetmelikle Bakanlık temsilcilerinin hangi genel kurullara katılmaları gerekeceği netleşmiştir. Yönetmelikle önceden komiser olarak adlandırılan temsilci ise artık temsilci olarak adlandırılmaktadır.