Son yazımızda anonim şirketlerin elektronik ortamda genel kurul yapması konusunu 28 Ağustos tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan 'Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik' ile Yeni TTK'nın 1527'nci maddelerini dikkate alarak ele almıştık. Bu yazımızda da konu ele alınmaya devam edilecektir.

Elektronik ortamda genel kurul anında yapılması gereken işlemler nelerdir?

Genel kurula elektronik ortamda katılım, hak sahiplerinin veya temsilcilerinin güvenli elektronik imzaları ile Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS)'ne girmeleriyle gerçekleşir.
Toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahipleri ve temsilcilerine ilişkin liste toplantı başlamadan önce EGKS'den alınır. Bu liste, Kanunun 407'nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca çıkarılacak Yönetmelik hükümleri çerçevesinde hazır bulunanlar listesinin oluşturulmasında kullanılır.

Genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için ilgili mevzuattaki şartların yerine getirildiğinin Bakanlık temsilcisince de tespiti zorunludur. EGKS'deki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı tarafından uzman kişiler de görevlendirilebilir.

Hak sahibi veya temsilcisi, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik olarak iletir. Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, oylarını EGKS üzerinden kullanır.

Her gündem maddesinin toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması zorunludur. Hak sahibi veya temsilci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu değiştiremez. Oylama sonucu, EGKS üzerinden toplantı başkanına iletilir. Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet beyanını tutanağa işletir.

Hazır bulunanlar listesi ve toplantı tutanağı toplantı bitiminde Bakanlık temsilcisine elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içerisinde de teslim edilir.

Elektronik ortamda genel kurul yapacak şirketlerin yükümlülükleri nelerdir?

Kanunun 1527'nci maddesi uyarınca genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak şirketler ile bu amaçla destek hizmeti sunacak şirketler, ilk yazımızda ve yukarıda ele aldığımız yükümlülüklere ek olarak aşağıda belirtilen yükümlülükleri de yerine getirmek zorundadır.

Şirketler, EGKS'nin bu Yönetmelik ve Kanun hükümlerine uygunluğunu Bakanlık tarafından 29 Ağustos 2012 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan 'Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ'de belirlenen esas ve usullere uygun olarak tespit ettirip tescil ve ilan ettirmek zorundadır.
Ayrıca şirketler, varsa organın temsilcisi, bağımsız temsilci ve kurumsal temsilcilerin bilgilerini EGKS'de hak sahiplerinin bilgisine sunar.

Şirketlerin kendisi veya destek hizmeti aldıkları şirketler, EGKS'de yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, genel kurula elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorundadır. Borsaya kote şirketler için söz konusu saklama zorunluluğu Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) tarafından yerine getirilir.

Payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketler, kendileri veya destek hizmeti aldıkları kuruluşlar aracılığıyla genel kurul toplantısına ilişkin görüntü ve ses naklini EGKS'ye aktarmak ve sistemin işleyişine ilişkin olarak Bakanlık tarafından çıkarılacak Tebliğle belirlenecek işleyiş esaslarına uymak zorundadır.
Şirketlerin EGKS'yi kurmak yerine destek hizmeti alımını tercih etmeleri durumunda destek hizmeti alınan şirketler de EGKS'nin bu Yönetmelik ve Kanun hükümlerine uygunluğunu Bakanlık tarafından çıkarılacak Tebliğde belirlenen esas ve usullere uygun olarak tespit ettirip tescil ve ilan ettirmek zorundadır. EGKS'den kaynaklanan nedenlerle hak sahiplerinin uğrayacağı zararlardan gerek destek hizmeti alan gerek destek hizmeti veren şirketin sorumluluğu genel hükümlere göre belirlenecektir.

Elektronik genel kurul sistemindeki işlemler nelerdir?

Yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin elektronik ortamda genel kurula katılabilmeleri için EGKS'ye güvenli elektronik imza ile giriş yapmaları gereklidir.
EGKS üzerinden oluşturulan belgeler; toplantı başkanlığını oluşturan üyeler, şirket yöneticileri ve Bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilecektir.

1527'nci madde düzenlemesinde belirtildiği üzere, Yönetmeliğin uygulanmasına ve EGKS'nin taşıması gereken teknik ve güvenlik kriterlerine ilişkin usul ve esaslar Bakanlık tarafından çıkarılacak bir Tebliğ ile düzenlenecektir.

Esas sözleşme değişiklikleri ne zamana kadar yapılmalıdır?
Esas sözleşme değişikliği, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerce, Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden (1 Ekim 2012) sonra yapacakları ilk genel kurul toplantısında yapılması zorunludur. Bu esas sözleşme değişikliğinin ilk genel kurulda yapılacak olması, Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarih itibariyle hak sahiplerinin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılmaları için gerekli olan sistemin kurulması ve hak sahiplerine elektronik ortamda katılma imkanının sağlanması zorunluluğunu ortadan kaldırmayacaktır.

Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca, genel kurula ilişkin belgelerin EGKS tarafından MERSİS'e elektronik ortamda aktarılması uygulamasının başlatılmasına kadar genel kurul belgeleri toplantı bitiminde, toplantı başkanı tarafından, Bakanlık temsilcisinin kurumsal elektronik posta adresine veya Kayıtlı Elektronik Posta hesabına gönderilir veya elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içinde Bakanlık temsilcisine teslim edilir.

Yönetmeliğin yürürlük (1 Ekim 2012) tarihinden önce, çağrısı yapılmış genel kurullara bu Yönetmelik hükümleri uygulanamayacaktır.

Yeni TTK'nın 1527'nci maddesi düzenlemesi ile verilen yetkiye istinaden Gümrük ve Ticaret Bakanlığı çıkarması gereken Yönetmeliği çıkarmıştır ve Yönetmelik 1 Ekim 2012 tarihinden itibaren yürürlüğe girecektir. Konuyla ilgili olarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı'nca çıkartılması gereken Tebliğ 29 Ağustos 2012 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanmıştır. Söz konusu Tebliğdeki düzenlemeler de dikkate alınarak konu bütünlüğü bakımından üçüncü yazı yazılarak, elektronik ortamda genel kurul yapmak isteyen anonim şirketler için konu, kanun, yönetmelik, tebliğ ile yapılan düzenlemeler doğrultusunda tamamen incelenmiş olacaktır. Dolayısıyla, anonim şirketlerin yazmış olduğumuz iki yazımızı ve konuya ilişkin olarak yazacağımız üçüncü yazımızı dikkatle incelemeleri işlerini kolaylaştıracaktır.