Ortaklar şirketin mali tablolarını ve defterlerini inceleme hakkını nasıl kullanacaktır?

Türk Ticaret Kanunu'nun 437’nci maddesi bilgi alma ve inceleme hakkını düzenlemektedir. Birazdan değineceğimiz üzere bilgi alma ve inceleme hakkı düzenlenirken herhangi bir pay ortanı öngörülmemiştir. Ortakların tamamına bu haktan yararlanma imkanı getirilmiştir, ancak bu hak sınırsız da değildir. Kanunda ve gerekçesinde bilgi alma ve inceleme hakkının sınırlarına da yer verilmiştir. Türk Ticaret Kanununda bu hak ortaklara verilirken şirketin halka açık olup olmaması konusunda herhangi bir ayırıma gidilmemiştir.

Ticaret Kanunu'nun bu düzenlemesi ile paysahibine çağdaş ölçülerle örtüşen ve kamuyu aydınlatma, kurumsal denetim ve dürüst hesap verme ilkelerine göre düzenlenmiş bulunan kapsamlı bir bilgi alma ve inceleme hakkı tanınmıştır. Hüküm her iki hakkı da içermektedir.

Finansal tablolar, konsolide finansal tablolar, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, denetleme raporları ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisi, genel kurulun toplantısından en az onbeş gün önce, şirketin merkez ve şubelerinde, pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulur. Bunlardan finansal tablolar ve konsolide tablolar bir yıl süre ile merkezde ve şubelerde pay sahiplerinin bilgi edinmelerine açık tutulur. Her pay sahibi, gideri şirkete ait olmak üzere gelir tablosuyla bilançonun bir suretini isteyebilir.

Pay sahibi genel kurulda, yönetim kurulundan, şirketin işleri; denetçilerden denetimin yapılma şekli ve sonuçları hakkında bilgi isteyebilir.

Türk Ticaret Kanunu'nun 200’üncü maddesi uyarınca, hâkim şirketin her pay sahibi genel kurulda, bağlı şirketlerin finansal ve malvarlığıyla ilgili durumları ile hesap sonuçları, hâkim şirketin bağlı şirketlerle, bağlı şirketlerin birbirleriyle, hâkim ve bağlı şirketlerin pay sahipleri, yöneticileri ve bunların yakınlarıyla ilişkileri, yaptıkları işlemler ve bunların sonuçları hakkında, özenli, gerçeği aynen ve dürüstçe yansıtan hesap verme ilkelerine uygun, doyurucu bilgi verilmesini isteyebilir.

Bilgi verme yükümü, 200 üncü madde çerçevesinde şirketin bağlı şirketlerini de kapsar. Verilecek bilgiler, hesap verme ve dürüstlük ilkeleri bakımından özenli ve gerçeğe uygun olmalıdır. Pay sahiplerinden herhangi birine bu sıfatı dolayısıyla genel kurul dışında bir konuda bilgi verilmişse, diğer bir pay sahibinin istemde bulunması üzerine, aynı bilgi, gündemle ilgili olmasa da aynı kapsam ve ayrıntıda verilir.

Pay sahibinin, genel kurulda bilgi alabileceği iki görevli ve sorumlu “ilgili” vardır: (a) Yönetim kurulu (b) denetçiler. Denetçinin bağımsızlığı, yani şirketin dışında bulunması, bir görüş uyarınca şirketin organı olmaması (tartışmalı) onun bilgi verme yükümlülüğünün bulunmadığı anlamına gelmez. Denetçinin bilgi verme yükümü yüklendiği görevden (işlevinden) doğar. Bu sebeple, denetçinin ve gerekiyorsa, kendilerini ilgilendiren konular dolayısıyla işlem denetçilerinin genel kurulda hazır bulunmaları 407 nci maddenin ikinci fıkrasında açıkça öngörülmüştür. Her yükümlüye sadece sorumlu olduğu konularda soru sorulabileceği şüphesizdir. Yönetim kurulu şirket işlevi hakkında bilgi verir ve bilgi alma gündem ile sınırlı değildir. Denetçilere denetimin yapılma şekli, yani uygulanan yöntem, yerinde yönetim yapılıp yapılmadığı, sondaj yolu ile denetime hangi sıklıkta yer verildiği ve kaç uzmanın çalıştırıldığı da dahil denetime ilişkin her soru sorulabilir. Bu sebeple "denetimin yapılma şekli" ibaresine yer verilmiştir. Sonuçlar hakkında bilgi ile rakamların ve rapordaki ifadelerin yorumu kastedilmiştir. Bilgi alma hakkı, paysahipliği haklarının kullanılabilmesi için "gerekli" olması koşuluna bağlanmamıştır. Gereklilik koşulu hakkın kullanılmasını tehlikeye sokardı.

Bilgi verme yükümü şirketin işlerini ve bağlı şirketleri ile hukukî ve ticarî ilişkilerini kapsar. Bağlı şirketler hakkında bilgi alma, 200. madde ile sınırlıdır.

Verilecek bilgi hem özenli hem gerçek hem de hesap verme ilkelerine uygun olmalıdır. "Özenli", baştan savma olmayan, sorunun karşılığı niteliğini taşıyan, ilgisiz konuları içermeyen anlamınadır. Gerçeğe uygunluk ile gerçeği aynen yansıtan doğru, yalan ve aldatıcı olmayan bilgi kastedilmiştir. "Hesap verme ilkesine uygun" kavramı, Türk hukukunda yenidir. Kavram, hesap verme konumunda bulunan bir kişinin hesap vereceği, yani sorumlu olduğu kişiye vermekle yükümlü olduğu kapsamlı, içerikli ve belgeli bilgiyi ifade eder.

Bilgi kural olarak sözlü verilir. Ancak yazı ile güçlendirilebilir.

Bilgi verilmesi, sadece, istenilen bilgi verildiği takdirde şirket sırlarının açıklanacağı veya korunması gereken diğer şirket menfaatlerinin tehlikeye girebileceği gerekçesi ile reddedilebilir.

Bu sınır hem bilgi almayı hem de inceleme hakkını kapsar. Çünkü, genel kurula sadece sağduyulu ve iyiniyetli paysahipleri katılmamakta, bu kurullar rakiplerce de izlenebilmektedir. İncelemeyi yapan paysahiplerinin gerçek amacı çok çeşitli olabilir. Bu amaçların bir kısmı bilgi alma hakkının amacı ile bağdaşmayabilir, hatta ona ters düşebilir. Eşit işlem ilkesi uyarınca her paysahibine bu hak tanındığı için söz konusu hakka sınır konulması menfaatler dengesi gereğidir. Modern akım bilgi alma hakkının genişletilmesi yönünde olmasına rağmen kanunlar sınırlar belirlemektedir. Genel kabul gören sınır, şirket sırrı bağlamında şirket menfaatidir.

Şirket sırrında, rakip bir şirketin bilmediği, öğrenmemesi gereken, şirketin zararına kullanabileceği, elde etmek için çalıştığı, peşinde olabileceği "bilgi" ölçüsü kabul edilebilir. Rakiplerin ulaşabileceği, çeşitli kaynaklar aracılığı ile elde edebileceği, verileri ve bilgileri kullanarak yorumlama/değerleme ile çıkarabileceği bilgiler sır olamaz. Şirket menfaatlerinin zarara uğraması, şirket işletmesinin, bağlı şirketlerinin, müşteriler çevresinin, dağıtım kanallarının ve ilişkilerinin vs.'nin kayba uğraması veya bu nitelikte pek de uzak olmayan bir tehlikenin varlığı demektir. Zarar ile sadece malvarlığı zararı kastedilmemiştir.

Şirketin ticari defterleriyle yazışmalarının, pay sahibinin sorusunu ilgilendiren kısımlarının incelenebilmesi için, genel kurulun açık izni veya yönetim kurulunun bu hususta kararı gerekir. İzin alındığı takdirde inceleme bir uzman aracılığıyla da yapılabilir.

Bilgi alma hakkı, gereğinde şirketin ticarî defterleri ile yazışmalarının incelenmesini de gerektirebilir. Bilgi alma hakkının genel kurul içinde ve dışında inceleme hakkına dönüşebilmesi için genel kurulun izni veya yönetim kurulunun gereklidir.

İncelemenin konusu kural olarak şirketin defterleriyle yazışmalarıdır.

Bilgi alma veya inceleme istemleri cevapsız bırakılan, haksız olarak reddedilen, ertelenen ve bilgi alamayan pay sahibi, reddi izleyen on gün içinde, diğer hâllerde de makul bir süre sonra şirketin merkezinin bulunduğu asliye ticaret mahkemesine başvurabilir. Başvuru basit yargılama usulüne göre incelenir. Mahkeme kararı, bilginin genel kurul dışında verilmesi talimatını ve bunun şeklini de içerebilir. Mahkeme kararı kesindir.

Bilgi alma ve inceleme hakları paysahibine tanınan dava hakkı ile güçlendirilmiştir. Pay sahibi sadece açık bir ret halinde değil, taleplerinin cevapsız bırakılması veya cevabın ertelenmesi durumunda da hem bilgi alma hem de inceleme hakkını bir mahkeme kararı ile başarıya ulaştırabilir. Talebin cevapsız bırakılması yetersiz hesap verme ilkesine uymayan cevapları da kapsar.

Bilgi alma ve inceleme hakkı, esas sözleşmeyle ve şirket organlarından birinin kararıyla kaldırılamaz ve sınırlandırılamaz.

Her iki hak da müktesep ve sınırlandırılamaz bir hak niteliğindedir. Bu hakların ikisinin veya bunlardan birinin vazgeçilemez hak olup olmadığı öğreti ile mahkeme kararlarına bırakılmıştır.

Bu yazımız ile özellikle azınlık pay sahibi olup yönetime etki edemeyen pay sahiplerine şeffaf yönetim ilkesi gereği tanınan bilgi alma ve inceleme hakkı ele alınmış olup, pay sahiplerinin bilgilendirilmesi amaçlanmıştır.